Amacı ve Kapsamı
Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası (Bundan sonra “politika” olarak anılacaktır.) ile; Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) rüşvet ve yolsuzluk karşısındaki yaklaşımının ve sorumluluklarının belirlenerek, rüşvet ve yolsuzluğun Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) faaliyetlerinde önlenmesini ve bu konuda bilgilendirme ile raporlama yapılması suretiyle, Ayas Turizm bütünlüğünün ve itibarının korunması amaçlanmıştır.
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası Ayas İsos Turizm Seyehat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) Yönetim Kurulu da dahil tüm çalışanları ve Ayas İsos Turizm Seyehat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) dışından tedarikçi, denetçi, danışman, yetkili satış acentesi, kurumsal müşteri gibi Ayas İsos Turizm Seyehat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) ile işbirliği içerisinde görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları) kapsamaktadır.
Bu politika Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) çalışma ilkelerinin ayrılmaz bir parçasıdır. Kamuya, iş ortaklarına ve tüm Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) çalışanlarına açıklanmış olup Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) iş ortaklarının ve çalışanların bu politika esaslarına uyma yükümlülüğü vardır.
Tanımlar
Rüşvet: Bir kişinin görevinin ifasıyla ilgili bir işi yapması, yapmaması, yavaşlatması veya hızlandırması amacıyla doğrudan veya dolaylı olarak kendisi veya göstereceği bir başka kişiye menfaat sağlanması, teklif veya vaat edilmesi, talep veya kabul edilmesi ve bunlara aracılık edilmesidir.
Yolsuzluk Görev ve konum gereği sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her türlü menfaat sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.
Yolsuzluk ve rüşvet nakit ödeme haricinde hediye, bağış, komisyon, ağırlama, sosyal haklar sağlama gibi farklı şekillerde de gerçekleşebilir.
Hediye: Genelde iş ilişkisinde bulunan kişiler, misafirler, müşteriler, tedarikçiler tarafından veyahut bu kişilere ve müşterilere ticari nezaket kapsamında verilen ürün ya da ürünlerdir.
Etik Kurulu: İcra Kurulu üyeleri etik kurulunun üyeleridir. Konunun içeriğine göre, ilgili fonksiyondan sorumlu yöneticilerde kurula davet edilebilir.
Politika ve Prosedürlerimiz
Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) ile iş yapmak isteyen veya iş yapan 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir. Bu kapsamda bu politikaya aykırı faaliyetler sonucunda haklı sebep ile tek taraflı olarak ilişkilerin sonlandırılacağına işbu Politika tarihinden sonra yürürlüğe giren sözleşme hükümlerinde yer verilir. Politika ihlali durumunda da bu hükümler uygulanır. İşbu politika tarihinden önce akdedilmiş sözleşmeler yönünden ise ilgili iş ortaklarına politika içeriği ile ilgili bilgilendirme yapılır.
Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) tarafından üçüncü kişilere verilen ya da teklif edilen her türlü hediye alenen ve koşulsuz olarak iyi niyetle verilir. Üçüncü kişiler tarafından verilen ya da teklif edilen hediyeler için de aynı prensipler geçerlidir. Ayrıca sembolik değerden yoksun, maddi değeri yüksek olan hediyeler kabul edilmemelidir. Buna uygun olarak kabul edilse dahi hediye kabulünün sıklık arz etmemesi gerekmektedir. Sık sık hediye kabul etmek mecburiyetinde kalınması durumda ise bağlı olduğu üst düzey yöneticiye/İcra Kurulu üyesine ve/veya Grup İnsan Kaynakları ve Eğitim Direktörlüğü’ne bildirimde bulunulması gerekir. Bu bildirimler değerlendirilerek gerektiği taktirde etik kuruluna iletilir.
Yasal ve ticari gelenek, örf ve adetlere uygun şekilde verilen ya da hatıra / promosyon niteliğindeki malzemeler dışında herhangi bir hediye kabul veya teklif edilmemelidir. Uluslararası faaliyet gösteren şirketimizin ülkemiz dışından kişi veya kuruluşlarla ilgili faaliyetlerinde o ülkenin ticari gelenekleri, temel etik değerlerimizle çatışmadığı sürece, dikkate alınabilir.
Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) tarafından yapılacak olan bağışlar aleni olarak ve yönetim kurulunun onayından geçerek yapılır. Şirketimiz çalışanları işlerinden bağımsız olarak bireysel bağış yapmakta serbesttir. Ancak şirketten bağımsız olarak kendi aralarında para toplayarak yapacakları bağışların da iş etiği kurallarına ve rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikasına uygun olması gerekmektedir.
Politikaya aykırı olduğu ileri sürülen durumlarda etik kurulu tarafından yapılacak inceleme ve soruşturma sonucu gerekli yaptırım veya yaptırımlar uygulanır.
Yetki ve Sorumluluk
Politikanın duyurulması, uygulanması, güncellenmesi ve uygulandığının denetlenmesi İcra Kurulunun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu kapsamda yönetim;
Mal ve hizmet alınan, satılan firmalara, iş ortaklarına ve tüm paydaşlara işbu politikanın duyurulmasıyla,
Çalışanların konu hakkında bilgilendirilmesini ve ihbarda bulunmaları durumunda güvencelerini sağlamakla,
Politikaya uygunluğu denetleyecek etik kurulu kurulması, bu kurulun yasaya ve politikaya uygun tarafsız çalıştığının denetimini yapmakla,
Etik kurulunun vereceği kararların uygulanması ve yaptırım mekanizmalarının işletilmesiyle, sorumludur.
Politikanın uygulanması açısından tüm Ayas Turizm çalışanları da
Belirlenen politikalara ve ilgili yasal düzenlemelere uygun faaliyet göstermek ile,
Politikaya aykırı bir faaliyet veya davranışla karşılaştığında etik kuruluna bildirmekle,
sorumludur.
Mal ve Hizmet Alınan, Satılan Firmalar ve İş Ortakları
Mal ve hizmet alınan, satılan firmaların ve iş ortaklarımızın, işbu politika esaslarına ve ilgili yasal düzenlemelere uyum sağlamaları zorunludur. Bu esaslara veya ilgili yasal düzenlemelere uyum sağlamayan kişi ve kuruluşlarla çalışmalar sonlandırılır.
Bu kapsamda iş ortakları seçimi sırasında çalışılacak kişi ve kuruluşların politika esaslarına uygun olmaları da üst yönetim tarafından dikkate alınır. Hakkında rüşvet ve yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbarat edinilen kişi ve kuruluşlarla diğer tüm kriterleri karşılasalar dahi çalışılmaz. İş ilişkisine girmeden önce gerekli istihbarat araştırmasının yapılması, araştırma sonuçlarının değerlendirilmesi veya referans araştırması yapılmalıdır.
Yapılan araştırma ve değerlendirme sonucunda çalışılacak olan kişi ve kuruluşlarla işbu Politika tarihinden sonra yapılacak olan sözleşmelerde;
Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ve Etik Hattı ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi, hakkında şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da politikaya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmaların ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple tek taraflı sonlandırılacağına ilişkin hükümlere de yer verilir.
İşbu politika tarihi öncesinde akdedilmiş olan sözleşmeler yönünden ise sözleşmenin tarafı olan firmalara ve/veya çalışanlara işbu Politika hususunda bilgilendirme yapılır.
Kayıtların Tutulması
Politikanın uygulanması için muhasebe ve kayıt sisteminin yasal düzenlemelere uygun çalışması gerekmektedir. Buna göre
Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve ilgili yasal zamanaşımı sürelerine uygun olarak muhafaza edilmesi,
Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması,
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadeleye ilişkin etik kuruluna yapılan bildirimlerin ve etik kurulunun işlemlerinin eksizsiz kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi gerekmektedir.
Eğitim
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası tüm Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) çalışanlarına duyurulmuştur. Sürekli güncel tutularak tüm çalışanların erişimine açık halde yayınlanmaktadır.
Çalışanlarımızın rüşvet ve yolsuzluk karşısında bilinçlendirilmesi bunlara karşı mücadelede politikamızın uygulanması için esastır. Bu doğrultuda, özellikle çalışanlarımızın bildirimleri sonrasında güvencede olacaklarını açıklamak için, eğitim programları düzenlenir.
Politika İhlallerinin Bildirimi
Rüşvet ve yolsuzlukla mücadelede çalışanlarımızın ve tüm iş ortaklarımızın yapacakları bildirimler büyük önem arz etmektedir. Çalışanlarımız ve iş ortaklarımız işbu politikaya aykırı hareket edildiğini yönündeki görüş ve şüphelerini en kısa zamanda Etik Kurulu’na bildirmelidir.
Bildirimler etik ihlal bildirimi bağlantısında bulunan form örneği içeriği şekli ile yollanması gerekmektedir.
Bildirimlerin nasıl yapılacağı belirli periyotlarla çalışanlara hatırlatılır. Mal ve hizmet alınan, satılan kişilere ve kuruluşlara ya da iş ortaklarına da bu yönde hatırlatmalar yapılır ve bildirimde bulunmaları sağlanır. Bu husus yapılan sözleşmelerle garanti altına alınır.
Ayas İsos Turizm Seyahat Otomotiv Ticaret Limited Şirketi’nin (Ayas Turizm) tüm çalışanlarının ve iş ortaklarının iyi niyetle görüş ve şüphelerini bildirmelerini teşvik eder. Etik kuruluna yapılan bildirimler gizli tutulur ve hiçbir bildiren Etik Kurulu’na yapmış olduğu bildirimden dolayı baskıya ve cezalandırmaya tabi tutulamaz, çalışanın görev tanımı veya yeri değiştirilemez. Bildirimde bulunanın bu tür bir baskıya veya cezalandırmaya tabi tutulması iş etiği kurallarının ihlali sayılır ve Etik Kurulu tarafından değerlendirilerek uygun yaptırım uygulanır.
